Abt. I · Ministerium für Begegnung
Tischrotation
Die richtigen Menschen, zur richtigen Zeit, am richtigen Tisch.
Für Expert:innen-Tische, Beratungsinseln und Speed-Networking: Ihre Gäste buchen ihre Gespräche selbst am eigenen Handy. Freie Plätze gehen in der Reihenfolge der Buchung weg, Überschneidungen sind ausgeschlossen – und Sie behalten in der Verwaltung den Überblick.
Pilotbetrieb 2026selbst einrichten oder als Service
Zukunftsforum Musterstadt
Wählen Sie Ihre Gespräche
Station 1 · Gästeansicht
So buchen Ihre Gäste.
Gäste öffnen den Link aus der Einladung, geben den Buchungscode ein und wählen ihre Gespräche – je Runde eines, jeden Tisch nur einmal. Ausgebuchte Zeiten sind durchgestrichen. Die Vorschau zeigt die echte Beispielveranstaltung: Mit „Hier als Gast ausprobieren“ buchen Sie selbst.
- §1Doppelbuchung ausgeschlossenJeder Platz wird genau einmal vergeben – auch wenn zwei gleichzeitig klicken.
- §2Kein TerminchaosZeitüberschneidungen und Buchungslimits prüft das System automatisch.
- §3DatensparsamName und E-Mail genügen, die Organisation ist freiwillig. Nach dem Event wird gelöscht.
- §4Plan B inklusiveTischlisten zum Ausdrucken – falls das WLAN streikt.
Station 2 · Bestätigung
So sieht die Bestätigung aus.
Nach der Buchung bekommen Gäste ihr Gesprächsprogramm mit Geschäftszahl – sofort am Handy und per E-Mail, mit Kalenderdatei für alle Gespräche. Über den Link in der Mail tauschen sie Gespräche, sagen ab oder löschen ihre Daten; frei gewordene Plätze sind sofort wieder buchbar.
- Ihr Look: als Bescheid des Eventministeriums wie hier – oder schlicht in den Farben, mit Logo und Schriften Ihres Events.
- Double-Opt-in, wenn Sie wollen: Die Buchung gilt erst nach einem Klick in der Mail; bis dahin sind die Plätze 30 Minuten reserviert.
- „Nicht von Ihnen gebucht?“ Ein Klick in jedem Bescheid löscht eine Buchung, die jemand mit fremder Adresse gemacht hat.
Ihr Gesprächsprogramm
- Gast
- Maria Musterfrau
- Veranstaltung
- Zukunftsforum Musterstadt
- Neue VertriebswegeVertriebsberatungT 01
- Finanzierung & PlanungFirmenkundenbetreuungT 02
- Innovation & TrendsInnovationsmanagementT 03
Station 3 · Verwaltung
So verwalten Sie die Tischrotation.
Vom Anlegen bis zur Auswertung – in zwei Minuten erklärt vom Amtsschimmel, zuerst die Grundlagen für alle Werkzeuge. Die Oberfläche ist echt, die Daten sind erfunden. Alle Rundgänge
Rundgang im eigenen Fenster öffnen · am Handy am besten quer halten
Den Rundgang als Text lesen
- Anlegen. Zuerst die Eckdaten: Name, Tag, Uhrzeit und Ort – und welches Ministerium mitmacht. Die Veranstaltung entsteht als Entwurf, und die Konsole zeigt, was noch fehlt. Einrichten geht sofort; veröffentlichen, sobald mayermayer freigeschaltet hat – eine Anfrage genügt.
- Ihr Look. Die Adresse Ihrer Webseite eingeben: Farben, Logo und Schrift werden übernommen und der Kontrast geprüft. Das CD-Kit gilt für Gästeseite, Leinwand und E-Mails.
- Tische & Zeiten. Die Thementische mit Thema, Gastgeber:in und Plätzen pro Gespräch. Dazu das Zeitraster – etwa acht Runden zu je 15 Minuten mit einer Pause.
- Buchungscode. Für die Einladung gibt es einen Buchungscode; nur wer ihn kennt, kann buchen. Nach dem Veröffentlichen buchen die Gäste selbst – am eigenen Handy, ohne App und ohne Konto.
- Live-Belegung. Sie sehen live, wie sich die Tische füllen. Jeder Platz wird genau einmal vergeben, auch wenn zwei gleichzeitig klicken.
- Vor Ort. Am Veranstaltungstag verbinden Helfer:innen ein Tablet per QR-Code, ohne Passwort. Dort checken sie Gäste ein, vergeben freie Plätze und tragen spontane Gäste als Walk-in ein. Fällt das WLAN aus, gibt es die Listen auf Papier.
- Auswertung. Danach die Auswertung für Ihren Bericht. Nach der Löschfrist sind die Gästedaten automatisch weg.
Leistungsumfang
Alles enthalten.
Was die Tischrotation heute kann – von der Einladung bis zur Löschung.
Tische & Zeitraster
Einzelgespräch oder Kleingruppe, Pausen und eine Vor-Ort-Reserve je Tisch.
Buchungscode & Buchungsfenster
Nur Eingeladene buchen – ab wann und bis wann, bestimmen Sie.
Gespräche je Gast
Wie viele vorab online gebucht werden dürfen und wie viele insgesamt.
Double-Opt-in
Pro Veranstaltung wählbar – sinnvoll, wenn der Buchungscode öffentlich ist.
Live-Belegung
Wer sitzt wann an welchem Tisch – in Echtzeit.
Check-in & Walk-ins am Tablet
Per QR-Code verbunden, ohne Passwort; spontane Gäste gleich mit Platz.
Drucksachen
Check-in-Liste, Tischlisten, Rundenplan, Tischschilder mit QR-Code und ein Aushang für den Eingang.
Auswertung & Export
Kennzahlen, Tische nach Beliebtheit, Nicht-Erschienene; Export als CSV für Excel.
Im Look Ihres Events
Farben, Logo und Schriften – für Gästeseite, Tablet, Mails und Drucksachen.
Löschautomatik
Nach der Löschfrist sind die Gästedaten weg, die Belegungszahlen bleiben als Statistik.
Verwaltungskonsole
Mit Rollen, Anmeldung mit zweitem Faktor und Protokoll.
Hilfe eingebaut
Handbuch und der Amtsschimmel als KI-Assistent direkt in der Konsole.
Parteienverkehr
Fragen zur Tischrotation.
Allgemeine Fragen zum Eventministerium beantwortet die Startseite.
Wie funktioniert die Tischrotation?
Sie legen Tische, Themen, Zeitslots und Plätze pro Gespräch fest. Ihre Gäste erhalten einen Link und wählen am eigenen Handy, an welchen Tischen sie in welcher Reihenfolge Platz nehmen. Freie Plätze gehen in der Reihenfolge der Buchung weg, jeder Platz genau einmal; Zeitüberschneidungen sind ausgeschlossen. Am Eventtag sehen Sie die Belegung live, drucken Tischlisten und vergeben freie Plätze vor Ort.
Hält das System einen Ansturm aus?
Ja. Jeder Platz wird in der Datenbank genau einmal vergeben – auch wenn viele Gäste gleichzeitig klicken. Im Lasttest buchten 100 Gäste gleichzeitig: keine Doppelbuchung, kein einziger Fehler. Und fällt am Veranstaltungstag das WLAN aus, gibt es Check-in- und Tischlisten zum Ausdrucken.
Was ist mit Gästen, die nicht vorab gebucht haben?
Am Veranstaltungstag vergeben Helfer:innen am Tablet freie Plätze und tragen spontane Gäste als Walk-in ein. Mit der Vor-Ort-Reserve halten Sie dafür an jedem Tisch Plätze frei, die online nicht buchbar sind.
Können Gäste umbuchen oder absagen?
Ja – über den Link in der Bestätigungs-Mail tauschen Gäste Gespräche, sagen ab oder löschen ihre Daten, solange das jeweilige Gespräch noch nicht begonnen hat. Frei gewordene Plätze sind sofort wieder buchbar.
Welche Daten werden gespeichert?
Name, E-Mail-Adresse, freiwillig die Organisation und die gewählten Gespräche. Die Server stehen in der EU, die Buchungsseiten setzen keine Cookies und verwenden kein Tracking. Nach der Löschfrist – standardmäßig 30 Tage nach der Veranstaltung – werden die Gästedaten automatisch gelöscht; die Belegungszahlen bleiben als Statistik.
Wer richtet die Veranstaltung ein?
Sie selbst in der Verwaltungskonsole, mit Handbuch und dem Amtsschimmel als Assistenten – oder wir richten sie als Service für Sie ein, auf Wunsch im Look Ihres Events.
Was bedeutet Pilotbetrieb?
Die Tischrotation ist fertig entwickelt und getestet und geht 2026 bei den ersten Veranstaltungen in Betrieb. Pilotbetrieb heißt: Wir begleiten diese Veranstaltungen persönlich und bauen Rückmeldungen rasch ein.
Passt dazu
Weitere Werkzeuge.
Jedes Werkzeug ist einzeln einsetzbar – und lässt sich bei einem Event kombinieren.
Einlaufstelle
Tischrotation für Ihr Event.
Erzählen Sie uns von Ihrer Veranstaltung – wir melden uns innerhalb eines Werktags mit einem Vorschlag und einer Demo.